Nächste Termine

Es gibt derzeit keine bevorstehenden Veranstaltungen.
Es gibt derzeit keine bevorstehenden Veranstaltungen.
Es gibt derzeit keine bevorstehenden Veranstaltungen.

FORUM FÜR TOURISMUS
IN OSTBAYERN

 Nichts mehr verpassen! Jetzt zu unserem Newsletter anmelden!

DEHOGA Bayern: Coronavirus – Gästeregistrierung, Änderung beim Datenschutz

26. Mai 2020 · Corona-Krise

Der DEHOGA Bayern informiert über die aktuellen Verordnungen und Regeln:

Wie bereits berichtet, wurde im Hygienekonzept Gastronomie präzisiert, dass nur die Kontaktdaten einer Person pro Hausstand aufgenommen werden müssen. Die Änderung des Konzepts ist inzwischen veröffentlicht unter www.verkuendung-bayern.de.

Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht hat heute auf deren Homepage einen Text mit Hinweisen für die Gastronomen sowie ein Musterformular veröffentlicht, das Gastronomen downloaden und zur Datenerfassung einsetzen können – verlinkt ist dies unter www.lda.bayern.de.

 

Aus Gründen des Gesundheitsschutzes zur Nachverfolgung von Infektionswegen des Coronaviruses sind Betreiber aufgefordert, bestimmte personenbezogene Daten von Gästen zu erheben. Hier die häufigsten Fragen und Antworten zu den datenschutzrechtlichen Aspekten dieses Themas:

Welche personenbezogenen Daten von Gästen müssen Gastronomiebetriebe erheben?

Name und Kontaktdaten (Telefonnummer oder E-Mail-Adresse oder postalische Adresse) von jeweils einer Person pro Hausstand sowie der Zeitraum des Aufenthalts.

Wie lange sind die Daten vom Gastronomiebetrieb aufzubewahren?

Einen Monat. Danach sind sie datenschutzgerecht zu vernichten; ein handelsüblicher Aktenshredder mit Sicherheitsstufe 3/4 (nach DIN 66399) reicht hierfür aus.

An wen dürfen oder müssen die Daten weitergegeben werden?

Das Gastronomieunternehmen darf die Daten ausschließlich auf Anforderung des Gesundheitsamtes zur Nachverfolgung möglicher Infektionskette weitergeben.

Darf der Gastronomiebetrieb die Daten auch für andere Zwecke verwenden?

Nein. Die Daten werden ausschließlich zum Zweck der Nachverfolgung von Covid-19-Infektionsketten erhoben und dürfen ausschließlich zu diesem Zweck auf Anforderung des Gesundheitsamtes dorthin übermittelt werden. Eine Verwendung durch den Gastronomiebetrieb für andere Zwecke (etwa Werbung) muss unbedingt unterbleiben und würde einen datenschutzrechtlichen Verstoß darstellen.

In welcher Form sind die Daten zu erheben?

Hierzu gibt es zwar keine spezifischen Anforderungen. Datenschutzrechtlich unzulässig wäre aber die Verwendung von Listen, auf die sich die Personen selbst nacheinander eintragen und wenn dabei die Daten der vorher Eingetragenen für die nachfolgenden Personen sichtbar sind. Stattdessen sollte jeder Gast seine Daten auf einem Einzelbogen angeben. Das Landesamt hat hierfür ein Muster zum Download bereitgestellt, das Gastronomen verwenden können.

Das Formular ist laut Behörde deshalb besonders gut zum Einsatz geeignet, weil sie darin auch die datenschutzrechtlichen Informationen nach Art. 13 DSGVO aufgenommen hat, die der Gastwirt jeder Person, deren Daten er erhebt, von Gesetzes wegen zwingend erteilen muss – der Gastwirt sollte das Formular also dem Gast zum Ausfüllen geben, da der Gast auf diese Weise die datenschutzrechtliche Information lesen kann.

Folgender Ablauf wird vom Landesamt empfohlen:

  1. Der Gastronom lädt sich das Dokument herunter.
  2. Der Gastronom füllt Ziffer 2 aus (Name und Adresse des Gastronomiebetriebs sowie, sofern vorhanden, die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten)
  3. Der Gastronom legt einem Gast pro Hausstand das (in Ziffer 2 ausgefüllte) Formular vor und bittet den Gast, Ziffer 1 auszufüllen und dem Gastronom zurückzugeben.
  4. Der Gast füllt die Ziffer 1 aus und gibt den Zettel dem Gastronom.

Bei diesem Vorgehen muss für jeden Gast, der seine Daten angeben muss (ein Gast pro Hausstand) ein Einzelformular ausgedruckt und verwendet werden. Es wird also keine Liste geführt – was den Vorteil hat, dass die Gäste nicht in die „Versuchung“ kommen, Daten anderer Gäste auf einer Liste „auszuspähen“.

Alternative Möglichkeit: Der Gast nennt seine Daten mündlich einem Mitarbeiter, der Mitarbeiter trägt die Daten in eine Liste ein, die vor den Blicken der Gäste geschützt sein muss. Hierbei erhält der Gast das Formular nicht und füllt somit das Formular auch nicht selbst aus. Es muss aber auch bei dieser Variante dafür gesorgt werden, dass die datenschutzrechtlichen Informationen den Gast erreichen. Für diesen Fall hat das Landesamt einen „Nur-Informationstext“ erstellt (in der Anlage angehängt), den der Gastronom dem Gast als Blatt auf den Tisch zum Lesen und ggf. Mitnehmen legen sollte. Alternativ kann er diesen Informationstext durch gut lesbaren (und ausreichend großen) Aushang an mehreren Stellen im Gastbereich aushängen. Auch in diesem Text müsste der Gastronom noch die ersten beiden Rubriken selbst noch ausfüllen (Name und Adresse des Unternehmens sowie Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten, falls es einen gibt).

Was muss der Gastronomiebetrieb bei der Datenerhebung in datenschutzrechtlicher Hinsicht beachten?

Das Gastronomieunternehmen muss die Gäste im Zeitpunkt der Datenerhebung gemäß den Anforderungen des Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung ihrer Daten informieren. Das Landesamt hat dazu in den bereitgestelltem Muster auch die entsprechenden zu erteilenden Informationen aufgenommen.

Was muss der Gastronom beim Umgang mit den erhobenen Daten sonst noch beachten?

Die Daten sind so aufzubewahren, dass Unbefugte – auch andere Gäste – auf die Daten der einzelnen eingetragenen Gäste nicht zugreifen können. Die ausgefüllten Formulare dürfen daher nicht offen etwa auf dem Tresen herumliegen und sollten am Ende des Arbeitstages sicher verschlossen aufbewahrt werden. Es ist auch zu verhindern, dass andere Gäste die Daten der Voreingetragenen sehen. Dies kann z.B. durch die Verwendung von Einzelformularen erreicht werden. Alternativ kann z.B. ein Mitarbeiter die Daten in eine Liste erfassen, die von den Gästen nicht eingesehen werden kann.

Hingegen ist es datenschutzrechtlich nicht zulässig, wenn sich mehrere Gäste in eine fortlaufende Liste eintragen und dabei die Daten der Voreingetragenen sehen können. Hierauf müssen die Gastronomen in besonderer Weise achten, zumal bei Verwendung von Listen, die für andere Gäste einsehbar sind, realistischerweise – und zu Recht – mit Beschwerden zu rechnen ist.

Alle Formulare finden Sie auch auf unserer Internetseite www.dehoga-bayern.de unter dem Punkt Checklisten, Dokumentationen, Formulare (Formular für die Gästeregistrierung einzeln, Muster Datenschutz Infoblatt).

Das Landesamt bietet übrigens auch Beratung zum Thema Datenschutz an, nähere Informationen finden Sie hier.

Bayerischer Hotel- und
Gaststättenverband
DEHOGA Bayern e.V.

Prinz-Ludwig-Palais
Türkenstr. 7
80333 München

Tel +49 89 28760 – 0
Fax +49 89 28760 – 111
landesgeschaeftsstelle@dehoga-bayern.de
www.dehoga-bayern.de

 

Informieren Sie sich auch unter www.verantwortungsvolle-gastgeber.bayern.